W związku z powyższym ks. Robert Patro, koordynator Diecezjalnego Centrum ŚDM, przedstawił w Piśmie Okólnym Diecezji Zielonogórsko-Gorzowskiej instrukcję rejestracji na ŚDM z uwzględnieniem diecezjalnej specyfiki.

Rejestracja grup – pierwsze kroki

Pierwszym krokiem pielgrzymów powinno być nawiązanie kontaktu ze swoimi duszpasterzami, którzy tworzyć będą listy chętnych z poszczególnych parafii, duszpasterstw, szkół lub innych podmiotów. Każda grupa powinna mieć zapewnioną opiekę kapłana. Sugerowany przedział wiekowy uczestników ŚDM to 14-30 lat. Osoby, które nie ukończyły 18 lat, muszą dostarczyć opiekunowi formularz zgody rodziców (do pobrania w procesie rejestracji).

Gdy pojawią się już pierwsi chętni, należy koniecznie skontaktować się z ks. Robertem Patro, (e-mail: R.Patro@kuria.zg.pl, tel. 666-028-221) lub z ks. Tomaszem Gierasimczykiem, zastępcą koordynatora (e-mail: T.Gierasimczyk@kuria.zg.pl, tel. 666-028-225). Do koordynatorów diecezjalnych należy przesłać imię i nazwisko opiekuna grupy oraz adres e-mailowy poprzez wypełnienie formularza zamieszczonego na stronie Diecezjalnego Centrum ŚDM www.sdm.ddm.org.pl). Szybka rejestracja jest konieczna do właściwego zaplanowania miejsc zakwaterowania, katechez i wyżywienia dla uczestników spotkania. Co ważne, grupa nie może przekraczać 150 osób, a każdą grupę musi charakteryzować ten sam rodzaj uczestnictwa w ŚDM (takie same daty przyjazdu i wyjazdu, taki sam rodzaj pakietu pielgrzyma).

Kto rejestruje grupę w systemie?

Rejestracji zgłoszonej grupy w centralnym systemie zgłoszeń dokonuje koordynator Diecezjalnego Centrum ŚDM. Zgłoszona grupa będzie podgrupą w ramach diecezjalnej makrogrupy. Po zarejestrowaniu grupy w makrogrupie dokonanej przez koordynatorów diecezjalnych każdy opiekun podgrupy otrzyma na podany adres e-mailowy link aktywacyjny z centralnego systemu zgłoszeń. Uruchomienie linku umożliwi edycję dalszych koniecznych danych w tej podgrupie. Uzupełnienia danych dokonuje opiekun podgrupy. Wymagane będzie m.in. podanie danych dotyczących kapłanów, osób niepełnosprawnych, a także pielgrzymów, którzy wymagają wizy na wjazd do Polski, oraz pobranie formularza zgody na uczestnictwo w ŚDM dla każdej osoby niepełnoletniej.

Rejestracja innych podmiotów

Każdy kapłan pielgrzymujący na ŚDM musi dostarczyć do Komitetu Organizacyjnego ŚDM w Krakowie zeskanowany list z podpisem biskupa lub jego delegata. Formularz jest do pobrania podczas procesu rejestracji.

Rejestracja wolontariuszy odbywa się w systemie centralnym (więcej informacji na stronie internetowej www.krakow2016.com i pod adresem e-mail: volunteers@krakow2016.com). Komitet Organizacyjny ŚDM zachęca najpierw do rejestracji jako pielgrzymów ŚDM 2016. Zgłoszenie chęci udziału w Festiwalu Młodych należy przesłać na adres e-mail: kultura@krakow2016.com. Wszystkim pielgrzymom zaleca się włączenie się do grup organizowanych w parafiach, duszpasterstwach itp. W indywidualnych przypadkach należy skontaktować się z diecezjalnym koordynatorem ŚDM.

System płatności

Opiekunowi każdej podgrupy zostanie przydzielone konto do logowania się oraz numer rejestracyjny, który odtąd będzie konieczny we wszystkich kontaktach z Komitetem Organizacyjnym ŚDM w Krakowie, a także przy przelewach bankowych i płatnościach. Opiekun musi również dokonać wyboru Pakietu Pielgrzyma, najbardziej odpowiedniego dla potrzeb podgrupy, i zadbać o dokonanie płatności, zgodnie z informacjami, które zostaną podane w trakcie procesu rejestracji. Po zakończeniu rejestracji i uiszczeniu składki za pakiety opiekun będzie mógł wydrukować voucher, który należy okazać w dniu przyjazdu do Krakowa, w odpowiednim punkcie przyjęcia wskazanym na voucherze. Na tej podstawie opiekun będzie mógł odebrać plecaki pielgrzyma i przekazać je członkom swojej grupy wraz z materiałami niezbędnymi do uczestnictwa w ŚDM. Jeśli podgrupa uiści składkę partycypacyjną za Pakiety Pielgrzyma, jej rejestracja zostanie uznana za zakończoną.

* * *

Ks. Robert Patro, koordynator Diecezjalnego Centrum ŚDM:

– Jeśli chodzi o rejestrację grup naszej polskiej młodzieży na Światowe Dni Młodzieży, to odbywa się ona w bardzo prosty sposób. Została powołana makrogrupa w całym systemie zgłoszeń krakowskich. Jest to tysięcznoosobowa grupa naszej diecezji. Kapłani czy też rodzice muszą do nas, do Diecezjalnego Centrum Światowych Dni Młodzieży, wysłać e-maila z taką prostą informacją, która zawiera imię i nazwisko opiekuna grupy oraz jego adres e-mail. My wtedy taką grupę, poprzez Diecezjalne Centrum, wpisujemy do systemu krakowskiego i na e-maila opiekuna grupy przychodzi informacja z numerem i kodem grupy. Wtedy taki opiekun – kapłan, katecheta, rodzice, którzy taką grupę tworzą, posiadający kod dostępu do systemu, dokonują edycji grupy. Po prostu już wtedy ten rejestracyjny program krakowski pokazuje im, co mają wykonać. I oni wtedy krok po kroku dokonują edycji, tzn. dokonują wpłat, wybierają pakiety, po prostu organizują wszystko to, co jest im niezbędnie potrzebne. Kiedy wszystkie te elementy zostaną spełnione, to do opiekuna grupy przychodzi wiadomość, tzw. voucher, w której ma on informacje, gdzie odbiera pakiety, gdzie będą nocować itd. Taki voucher jest podstawową informacją dla opiekuna grupy.